Entender la organización sanitaria desde la óptica de la gestión por procesos supone entender la organización como un conjunto de procesos dirigidos a la calidad total y a la satisfacción del paciente.
Todos los procesos de una organización sanitaria están relacionados entre si mediante relaciones causales que son utilizadas para funcionar como un todo, de manera que los procesos mejoran la manera de trabajar cada una de las partes y el todo (la organización) en general.
Así la gestión por procesos, debe entenderse como:
- La estructura que representa la manera de como funciona la organización sanitaria.
- Un conjunto de indicadores clave que permite monitorizar los procesos de manera interna y externa, dándonos las claves del nivel de funcionamiento de la organización y las necesidades de ajustes y cambios.
- La gestión por proceso señala un responsable para cada uno de los procesos. Este responsable es el encargado de dirigir y supervisar el proceso y su ejecución, también se encarga de monitorizar los resultados y proponer los cambios necesarios para ajustar estos resultados a la calidad de servicio necesaria.
Cuando tratamos de analizar un proceso y caracterizarlo, necesitamos conocer como mejorarlo, identificando todas las oportunidades de mejora del mismo, para ello debemos entender que:
- Se deben eliminar del proceso todas aquellas actividades que no aportan valor al mismo.
- Determinar los puntos críticos y los detalles de cada una de las actividades nos servirá para optimizar el consumo de recursos, garantizando la manera más efectiva de funcionamiento. No habrá calidad sin precisión en cada una de las actividades del proceso.
- Mejorar un proceso requiere una minuciosa recogida de datos que nos permita conocer con exactitud el mismo, los resultados y las desviaciones que se van produciendo.
- Cuando hablamos de desviaciones y desajustes en el proceso debemos tener en cuenta que, estos desajustes corresponden siempre a las actividades y acciones que forman el proceso, no a las personas que participan en el proceso.
- Cuando trabajamos en el entorno de los procesos y en su mejora tras la recogida de datos, debemos identificar y diferenciar la ejecución, equilibrio y mejora del proceso. Equilibrar un proceso se dirige a realizar todas las acciones dirigidas a eliminar la variabilidad del proceso. Con esto, se consigue mejorar los niveles de eficacia y eficiencia.
Conociendo en profundidad el proceso y cada una de las partes que lo componen nos permitirá:
- Establecer un proceso global de evaluación de la organización.
- Comprender las relaciones entre cada una de las actividades del proceso y de cada proceso entre si. Cuando surgen problemas, este conocimiento es el que nos permite realizar las acciones correctoras más adecuadas.
- Establecer las responsabilidades de cada uno de los procesos y de cada conjunto de procesos.
- Desarrollar procesos de comunicación efectiva entre cada uno de los procesos de la organización.
- Evitar el establecimiento de departamentos ineficientes, lo que simplifica la organización y la mejora de la eficiencia.
- Permite la gestión del cambio de manera sencilla.
- Los procesos evitan despilfarros y mudas por:
- Exceso de capacidad
- Errores de movilización de recursos.
- Tiempos muertos entre cada una de las actividades del proceso.
- Superación de espacios de almacenamiento o de participantes en el proceso.
- Eliminación de actividades que no aportan valor.
Dado que los procesos pueden afectarse por cuestiones políticas, regulatorias, legales, normativas, por el estilo de clientes internos y externos, así como la población de referencia y la situación medioambiental. Todo ello puede conducir a la necesidad de cambios y modificaciones en el planteamiento efectivo del proceso.
