Cuando la organización está estructurada en base a procesos, esta debe ser observada de una forma que permita determinar las interrelaciones que existen entre cada uno de los procesos y grupos de procesos.
La forma que representa los procesos en la gestión por procesos es el mapa de procesos.
Un mapa de procesos es una fotografía que nos permite ver los distintos procesos de la organización, todos aquellos que le permite desarrollar las funciones para la que fue creada.
Por ello, las organizaciones sanitarias deben analizar todas las actividades que realiza, identificar sus procesos clave organizándolos como: estratégicos, clave y de soporte.
El mapa de procesos, además de representar todos estos procesos facilita la representación de las relaciones internas y externas de todos estos procesos.
Para determinar de manera correcta la relación entre los procesos es imprescindible pensar sobre las salidas de cada uno de los procesos y a quién se dirigen, que entradas necesita este proceso y de dónde provienen, junto a los recursos que necesita y consume, así como la procedencia de estos recursos.
El tamaño de la organización sanitaria y la cartera de servicios que posea, determinarán las agrupaciones de actividades y la cantidad de procesos que desarrolle, serán diferentes. Por tanto, los detalles con los que realicemos el mapa de procesos van a depender tanto del tamaño como de la complejidad de la organización.
Resulta fundamental, que la organización mantenga un equilibrio entre la facilidad para interpretar el mapa de procesos y la cantidad de información que contiene. Mapas de proceso con demasiados detalles pueden contener mucha información, pero dificultad para ser entendidos. Mucha información puede significar que contiene poca relevancia y ayuda a generar confusión.
Por otra parte, un mapa de proceso con bajo nivel de información podría llevarnos a perder información relevante, y por tanto, a mostrar una fotografía incompleta de la organización.
Es por ello que decimos, que es necesario establecer un equilibrio entre la información, la representatividad y la facilidad de interpretar todo ello. Como ya sabemos, cada proceso implica una serie de indicadores que son los que nos deben proveer la información adecuada. Es necesario que esta información sea adecuada y relevante, para lo cual, los indicadores deben ser adecuados, manejables y representativos.
En función del grado de detalle con es que establezcamos el mapa de proceso, éste será calificado como de:
- Primer nivel: se representa únicamente a nivel de procesos
- Segundo nivel: cuando, además, se detallan los diferentes subprocesos en los que se puede descomponer cada uno de los procesos.
- Tercer nivel: cuando se describen además las actividades que contienen cada uno de los procesos.
En esta observación, un mapa de procesos de primer nivel, contendrá los principales procesos de la organización, permitiendo simplificar la representación y con ello la forma de entenderlo, a mayor nivel de detalle, proporcionará una mejor visión de la organización, aunque más compleja.
El mapa de procesos de la organización cambiará de forma y estructura con el paso del tiempo, ya que las actividades a realizar cambiarán, y con ellas los procesos, aunque será preciso encontrar un equilibrio adecuado en la estructura una vez que la organización esté gestionada por procesos.
