El presupuesto es la herramienta que permite planificar el futuro de las organizaciones y las distintas unidades que la componen. No solo permite planificar el futuro, sino que permite ayudar en la toma de decisiones sobre las actividades y estrategias a realizar.
Para que la actuación de cada una de las unidades que componen una organización sanitaria sea congruente, operativa y útil, es necesario que la organización de manera global disponga de instrumentos que permitan:
La coordinación e integración de cada una de las actividades que se realizan internamente.
El análisis y evaluación continúa dirigida a la adaptación al entorno y a las demandas de este.
A la hora de elaborar un presupuesto se deben tener en cuenta:
Los objetivos seguidos por la organización.
El horizonte temporal al que se dirige y las metas parciales y totales a alcanzar durante el proceso.
La valoración económica de la actividad.
El presupuesto es la herramienta que consigue ayudar a las personas que componen la organización, hacia los objetivos establecidos, ya que se dispone en el tanto el tiempo como los recursos de los que se dispone para tal fin.
Así pues, el presupuesto sirve:
- Como herramienta de planificación, en tanto que relaciona los objetivos con los recursos y tiempo disponible para alcanzarlos.
- Como herramienta de control, ya que analiza como discurre la actividad dirigida a alcanzar los objetivos.
Etapas del proceso de planificación
Identificación de objetivos. Los objetivos deben ser cuantificables y evaluables en cada una de las unidades de la organización.
Identificación de estrategias. Las estrategias deben ser conocidas por todos los miembros de la organización, así como cada uno de los planes que las componen.
Evaluación de alternativas. En la gestión del proceso, debe ser conocido que estrategias alternativas se presentan a las actualmente aceptadas.
Conocimiento de los planes de acción que componen cada una de las estrategias.
Alineación de los planes y su rango temporal con los recursos establecidos en los presupuestos.
Control de los resultados y desviaciones con respecto al presupuesto inicialmente establecido.
Análisis de las desviaciones y establecimiento o elección de alternativas al curso de acción.
Por tanto, en primer lugar, se realiza la programación, consistente en establecer los objetivos de la organización. Estos deben ser conocidos por todos los miembros de la organización.
A continuación, se deben identificar a cada uno de los responsables en las diferentes etapas, actividades, procesos, etc. Con el fin de conocer a los encargados de guiar a la organización hacia los objetivos.
Elección de aquellas actividades ligadas a cada una de las unidades y que resultan prioritarias para los objetivos en salud y para la organización. Estas deberán estar reflejadas en los presupuestos.
Coordinación de los presupuestos de las diferentes unidades, de forma que se encuentren equilibrados de manera global.
Aprobación final del presupuesto por los equipos directivos.
Seguimiento y control en la ejecución del presupuesto.
El proceso presupuestario de una organización sanitaria es un proceso continuo, del mismo modo que lo son los procesos de salud en el que unos están enlazados con otros más allá de un espacio temporal.
En el desarrollo de la planificación de los presupuestos deben considerarse una serie de principios como son:
- El principio de previsión. Orientados a tratar de hacer un estudio y análisis de la situación, tratando de predecir cómo será el futuro en el marco de aplicación del presupuesto.
- Principio de planeación. Orientado a establecer los objetivos y las características que deben recoger los presupuestos.
- Principio de organización. Dirigido a establecer cómo se estructura el trabajo, las líneas de responsabilidad y autoridad.
- Principio de dirección. Relacionado con el estilo de dirigir a los individuos de la organización hacia los distintos objetivos.
- Principio de control. Orientado a comparar los objetivos con los logros alcanzados.
